Wdrożenie IFS ApplicationsTM w Grupie Synthos ułatwiło centralizację zarządzania, a standaryzacja i automatyzacja kluczowych procesów biznesowych pozwoliła na zwiększenie efektywności działania przedsiębiorstwa. Z systemu IFS ApplicationsTM korzysta obecnie 900 użytkowników.
Od początku działalności ogromną wagę przykłada się w firmie do innowacji. W ośrodku badawczo-rozwojowym prowadzone są prace nad nowymi, proekologicznymi technologiami produkcji. Strategia Grupy Synthos zakłada poprawę konkurencyjności poprzez redukcję kosztów, zwiększenie skali i zagwarantowanie kompetentnej i sprawnej obsługi klienta. Priorytet mają działania zmierzające do uzyskania jak najwyższej jakości produkcji, sprawności obsługi, atrakcyjności cen oraz bezpieczeństwa ekologicznego technologii i produktów.
Dynamiczny rozwój Grupy Synthos spowodował, że zarząd dostrzegł potrzebę wdrożenia zintegrowanego systemu klasy ERP. Rozwiązaniem postanowiono objąć oba zakłady produkcyjne Synthos Dwory i Synthos Kralupy.
W marcu 2008 r. w wyniku rozstrzygniętego przetargu na dostawę rozwiązania klasy ERP podpisano umowę z firmą IFS Poland. Kryteria, które zdecydowały o wyborze dostawcy, to przede wszystkim bogata funkcjonalność oferowanego rozwiązania dopasowana do potrzeb przedsiębiorstwa oraz jego elastyczność pozwalająca na przyszłą rozbudowę systemu.
SYSTEM ERP I NOWOCZESNA INFRASTRUKTURA
Głównym celem wdrożenia systemu klasy ERP było zbudowanie jednego, spójnego, zintegrowanego systemu informatycznego dla całej Grupy Synthos. Na poziomie biznesowym zdefiniowano główne cele: usprawnienie objętych wdrożeniem procesów planowania i realizacji w poszczególnych obszarach, zapewnienie integracji procesów gospodarczych w zakresie spółek Grupy (jedna baza danych, wiele jednostek organizacyjnych) oraz unifikacja informacji – przygotowanie sprawozdawczości zarządczej dla Grupy zarówno na poziomie
operacyjnym, jak i strategicznym).
Zarząd Grupy Synthos po konsultacjach z kierownictwem działu IT podjął decyzję o wdrożeniu systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP we wszystkich kluczowych dla przedsiębiorstwa obszarach działania.
Prace nad projektem wdrożenia rozpoczęto w marcu 2008 r. W Grupie Synthos powołano zespoły wdrożeniowe odpowiedzialne za realizację prac w zakładach produkcyjnych w Polsce i Czechach. Powstał także zespół inżynierów odpowiedzialny za wdrożenie odpowiedniej infrastruktury sprzętowej i systemowej dla zintegrowanego systemu ERP.
"W ramach wdrożenia systemu zintegrowanego zaprojektowaliśmy również nowoczesną infrastrukturę sprzętową i systemową. Zbudowaliśmy m.in. w pełni równocześnie pracujący klaster geograficzny zarówno serwerów, jak i macierzy, pracujących w dwóch niezależnych, oddalonych od siebie o 1,5 km serwerowniach. Obie serwerownie, wyposażone w niezależne źródła zasilania i podłączenia do internetu, są połączone niezależnymi trasami światłowodowymi" – wyjaśnia Marek Niziołek, Dyrektor ds. Teleinformatyki w Synthos S.A.
Kolejnym tworzonym ogniwem systemu bezpieczeństwa danych będzie wkrótce wyniesienie odrębnego (offline) dodatkowego trzeciego serwera ERP do lokalizacji zapasowej (zewnętrzna serwerownia – web hosting), aby zagwarantować ciągłość działania lokalizacji zagranicznych w przypadku, gdyby zostało wyłączone zasilanie w Oświęcimiu i całej okolicy na czas dłuższy niż czas gwarantowany przez dostępne systemy podtrzymywania zasilania.
"Równocześnie, dla zwiększenia szybkości działania systemu dla użytkowników zdalnych, w obydwu serwerowniach niezależnie został utworzony klaster serwerów Citrix, wzajemnie się ubezpieczających i gwarantujących bezprzerwową pracę w przypadku awarii pojedynczych elementów. Dodatkowo dla zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów i dokumentacji zarządzanych za pomocą systemu ERP, powstała wirtualna farma serwerów Dell wraz z podpiętymi wirtualnymi przestrzeniami dyskowymi na macierzach" – dodaje Marek Niziołek.
WDROŻENIE W DWÓCH ETAPACH
Projekt wdrożenia systemu IFS ApplicationsTM zakładał realizację prac w dwóch etapach podzielonych na kilka faz. Pierwszy etap obejmował uruchomienie produkcyjne systemu w obszarze finansów, dystrybucji, produkcji, projektowania, remontów oraz płac. W drugim etapie zaplanowano realizację prac związanych z włączeniem takich obszarów, jak CRM, analiza zarządcza, zarządzanie dokumentacją oraz zarządzanie jakością.
Pierwsza, wstępna faza wdrożenia obejmowała organizację prac, przygotowanie procedur projektowych oraz przygotowanie pierwszego harmonogramu realizacji projektu. W drugiej fazie został opracowany pełen projekt wdrożenia obejmujący komplet projektów modyfikacyjnych i konfiguracji standardowych. Wyznaczono priorytety kolejnych etapów wdrożenia w poszczególnych obszarach oraz przygotowano docelowy harmonogram działań.
"Na podstawie szczegółowego harmonogramu uruchomień poszczególnych obszarów i funkcjonalności systemu podjęliśmy decyzję o wdrożeniu w pierwszym etapie wszystkich funkcjonalności operacyjnych w spółkach polskich, a w etapie drugim funkcji związanych z dostarczaniem informacji strategicznych" – wyjaśnia Marek Niziołek.
Trzecia faza projektu wdrożenia obejmowała takie działania, jak: parametryzacja podstawowa systemu, kastomizacja funkcjonalności (opracowanie interfejsów i instrukcji), warsztatowa weryfikacja procesów (testy systemu), działania korygujące, przygotowanie infrastruktury sprzętowej, systemowej oraz Citrix i wirtualnych serwerów/przestrzeni danych dla systemu ERP i systemów stowarzyszonych (m.in. interfejs wymiany danych DTS oraz portal IFS Web). W czwartej fazie odbyły się szkolenia użytkowników końcowych, migracja produkcyjna danych do weryfikacji i podjęcie decyzji o starcie produkcyjnym oraz weryfikacja produkcyjna systemu.
W ostatniej fazie zakończonej w styczniu 2009 r., nastąpił rozruch systemu w Oświęcimiu i rozpoczęło się wsparcie po starcie produkcyjnym. Równocześnie wystartowało wdrożenie/roll-out rozwiązania do spółek czeskich.
"Spółki czeskie wystartowały produkcyjnie w całym zakresie od stycznia 2010. Wdrożenie w Czechach zostało praktycznie zrealizowane w całym zakresie siłami własnymi Synthos SA, jedynie obszar płacowy wymagał znacznego zaangażowania konsultantów IFS. Dalszy okres obejmował optymalizację i rozwój poszczególnych rozwiązań oraz dołączanie do systemu kolejnych spółek grupy" – informuje Marek Niziołek.
KORZYŚCI Z WDROŻENIA
Główne cele biznesowe wdrożenia systemu IFS ApplicationsTM – centralizacja procesów zarządzania Grupą Synthos oraz standaryzacja i automatyzacja kluczowych procesów biznesowych – zostały osiągnięte. System zapewnia optymalizację procesów planowania i przygotowania produkcji, pozwala na usprawnienie procesu dystrybucji, zapewnia lepsze wykorzystanie firmowych zasobów oraz ułatwia efektywniejsze zarządzanie Grupą w obszarze finansów i kontrolingu.
Wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie IFS ApplicationsTM w Grupie Synthos objęło wszystkie kluczowe dla przedsiębiorstwa obszary działania, takie jak: finanse, dystrybucja, produkcja, projekty, remonty, zarządzanie relacjami z klientami (CRM), analiza zarządcza, zarządzanie dokumentacją, zarządzanie jakością, zasoby ludzkie oraz płace. Ponadto został zaprojektowany i wdrożony w bardzo szerokim zakresie moduł planowania i budżetowania.
"Dysponujemy obecnie bardzo mocno rozbudowanymi i bardzo zaawansowanymi rozwiązaniami planowania i budżetowania wraz ze wsparciem dla planowania operacyjnego. Integracja planowania operacyjnego, czyli prognoz krótkoterminowych, z operacyjnym zlecaniem produkcji znacznie poprawiła skuteczność prognozowania, a ponadto pozwoliła na znaczące uproszczenie i zautomatyzowanie tego procesu" – podkreśla Marek Niziołek.
W 2010 r. system IFS ApplicationsTM został wzbogacony w zintegrowany system zarządzania magazynami WMS pozwalający z jednej strony, dzięki integracji z robotami produkcyjnymi, na precyzyjne raportowanie produkcji na bieżąco, a z drugiej strony, dzięki ścisłej współpracy z modułem zarządzania jakością
w IFS ApplicationsTM, na bardzo dokładne zarządzanie przestrzenią magazynową i dostępnością towarów o określonych parametrach jakościowych w odpowiednich lokalizacjach. "Optymalizacja procesu ważenia, magazynowania i wydawania palet kauczuku przyniosła korzyści. Projekt o okresie zwrotu na poziomie trzech lat w pełni zwrócił się po roku" – zwraca uwagę Marek Niziołek.
ROZWÓJ SYSTEMU
"Funkcjonalność systemu IFS ApplicationsTM jest ciągle rozbudowywana. W 2011 r. wprowadziliśmy m.in. pełną obsługę faktur elektronicznych, zintegrowaliśmy informatycznie współpracę z kluczowymi kooperantami poprzez mechanizmy elektronicznej wymiany informacji EDI, wdrożyliśmy zaawansowane narzędzia analityczno-raportowe klasy BI wspierające ERP oraz internetowy system zarządzania usługami transportowymi. Prowadzone są prace w zakresie dalszej optymalizacji i rozwoju rozwiązań m.in. wspierających zarządzanie kapitałem obrotowym firmy. Ponadto systemem IFS ApplicationsTM są obejmowane wszystkie nowo tworzone i wyodrębniane spółki" – podsumowuje Marek Niziołek.
W ciągu ostatnich dwóch lat system IFS ApplicationsTM, wdrożony w głównych spółkach grupy, objął funkcjonalnością sześć mniejszych spółek wspomagających lub wytwórczych należących do grupy Synthos. W czerwcu 2011 r. odbyło się wdrożenie IFS ApplicationsTM w kolejnych spółkach grupy Synthos, m.in. w nowo wyodrębnionej dużej spółce energetycznej, a także w nowym, dużym zakładzie produkcji zaawansowanych kauczuków.
KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONSTM:
- Standaryzacja i wsparcie procesów w poszczególnych spółkach Grupy Synthos
- Optymalizacja procesów planowania i przygotowania produkcji
- Automatyzacja kluczowych procesów podstawowych i wspierających w firmie
- Optymalizacja wykorzystania firmowych zasobów
- Usprawnienie procesu dystrybucji
- Usprawnienie obiegu i przetwarzania dokumentów
- Usprawnienie zarządzania Grupą w obszarze finansów i kontrolingu
- Poprawa jakości obsługi klientów
- Usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie
- Wyeliminowanie konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych dokumentów do różnych systemów
- IFS FinanseTM
- IFS DystrybucjaTM
- IFS Produkcja
- IFS ProjektTM
- IFS RemontyTM
- IFS CRMTM
- IFS Analiza ZarządczaTM
- IFS Zarządzanie DokumentacjąTM
- IFS Zarządzanie JakościąTM
- IFS Zasoby Ludzkie
- IFS PłaceTM
KOMENTARZE (0)
Do artykułu: IFS APPLICATIONS TM wspiera zarządzanie grupą Synthos